【初心者向け】ワードで業務効率アップ

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皆さん、今日も笑顔ですか? ガウテスBlogです。

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ワード(Word)って使ってますか?

エクセルに比べると、
使う機会が少ないと思いますが、
正式書類で使うことが多いと思います。

手紙やレポートなどの手軽なものから
規定書類や説明書、契約書の原本など
正式なものまで用途は多いです。

ある程度はエクセルでも作成できますが、
ワード(Word)指定といった
会社もあるのではないでしょうか。

そんなワード(Word)での使用方法や
効率的な使い方をまとめました。

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ワード(Word)とは

Microsoft Word(マイクロソフト・ワード)は、
Microsoft社(マイクロソフト社)が開発及び販売している
文書作成ソフトです。
対応PCはWindows、macOS、iOS、Androidと
ほとんどの一般PCで使用できます。

Microsoft Excel(マイクロソフト・エクセル)同様、
マイクロソフトオフィスの中核となすソフトウェアです。

使い方としては、
手紙を書くことが一番多いと思いますが、
チラシなどの広告物をはじめ
ポストカードや葉書を作成、印刷も可能です。

ワード(Word)の使い方

ワード(Word)の使い方は簡単です。
立ち上げた後、「白紙の文章」を選択すると
すぐ始められます。

文字を打てば出来上がります。

基本文書作成ソフトなので
文字を打つだけなのですが、
文字をどのように魅せるかの使い方が
このワード(Word)の攻略になります。

レポート作成で使う

学校や会社のレポートで使用することが、
機会として多いと思います。

ただ単純に文字の羅列だけでは、
見ずらいですよね。
解決するには、目次をつけて、
カテゴリーごとにページ番号をつけることが、
格好良く、また使いこなせている感が出せます。

レポートの設定方法

まず、見出しタイトルをいくつか作ります。

次にカーソルを最上段の左端に持っていき、
「メニュー」「参考資料」を選ぶと下にタブが出てきます。

「目次」をクリックすると、見出しの選択が出ます。
まずは「自動生成の目次1」でいいかと思います。
尚、カスタマイズしたい場合は、
「ユーザ-設定の目次」からある程度の
カスタマイズができます。

とりあえず選択すると、
下のようなインフォメーションが出ますが、
気にせず、OKをクリックします。

そうすると下のようになります。

その後、上画像の左にある目次の右にある
「テキストの追加」で先ほどの「見出し1~5」
レベルつけをします。
レベルつけとは、見出しの順位で、
大見出し中見出し小見出しのように
段階をつける作業です。

まずはレベルつけする見出しを選択します。
次にテキストの追加を選び、レベルを決めます。

クリックするとレベルつけができます。
先ほどの大見出し、中見出し、小見出しを理解頂く為に
見出し1・・・レベル1
見出し2・・・レベル2
見出し3・・・レベル3
に設定します。

この状態で、「テキストの追加」の下の
「目次の更新」をクリックします。

すると上記のようになります。
レベルつけによって段差ができますね。

あとは見出しの名称を変更し、
続いて文章を書いていけばOKです。

ページが増えていけばページ番号も変更していきますし、
新たな見出しをあとで追加しても、
レベルつけをし、更新ボタンを押すと、
目次内容も更新されます。

最後に書き終わったら、
目次内(先頭)のタイトルをばっちり決めて
必ず「目次の更新」は押してから保存しましょう。

表を作成する

エクセル(Excel)同様、ワード(Word)でも
表を作成することができます。
一覧表を作る際に取り入れると見やすくなります。

表の挿入


メニュー内の「挿入」⇒「表」を選択すると、
マスがいっぱい並んだウィンドウが出てきます。
表のマス目を縦横のマス目を決めてクリックすると、
表が出来上がります。

表の大きさを変更する

大きさを変更する縦線及び横線にカーソルを合わせると、
カーソルの矢印マークから違うマークになります。
その時に左クリックを押しっぱなしにして、
上下左右動かして任意の大きさに変更できます。

セルを結合する

一部分だけ2つ以上のセルを1つにしたい時は、
結合したいセルを左クリックでドラッグしながら
選択します。(下の例は2つのセルの結合です)

この時に、メニューの「レイアウト」内のタブで
「セルの結合」をクリックすると、完成です。

セルを分割する

上記とは反対に、一つのセルを2つにしたい場合、
分割したいセルを選択し、
メニューの「レイアウト」内のタブで
「セルの分割」をクリックすると、完成です。

セルの追加と削除

はじめに設定した、表の縦横のマス目から
もっと増やしたい、もっと減らしたい場合に、
追加削除の修正が可能です。


広げたいセルにカーソルを合わせ
赤丸内の行いたい作業をクリックする。


削除したいセルを選び、
青丸内の削除をクリックする。

これで追加と削除ができます。

文字の字下げとぶら下がり

文字を入力するにあたり、
文字の段落下げや左に大きく空白を空けて
打ち込みしたい。
でも、スペースバーを打っていちいち空白を
作るのは面倒です。

あらかじめ設定しておけば、楽に作業ができます。


メニュー内の「レイアウト」「段落」の右下
赤丸をクリックするとウィンドウが出てきます。

最初の行で「字下げ」にし、
その横の「幅」に0.5字単位で右に寄せる空白数を
決定し下のOKを押すと
最初の行だけ字下げをした段落ができます。

「ぶら下げ」にすると
2行目以降も1行目と同じ空白の空いた状態で
表示することができます。

これはよく使うと思います。

最後に

ワードは実は極めていくと便利なソフトです。
使い方はわかっていても、
使う機会があまり思い浮かばないと思いますが、
使い始めると可能性は無限大なのです。

是非ワードを極めて見て下さい。

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