【初心者向け】エクセルで業務効率アップ

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皆さん、今日も笑顔ですか? ガウテスBlogです。

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エクセルって使ってますか?

エクセル(EXCEL)は大変便利であり、
多くの人が使っているのではないかと
思うくらい当たり前のオフィスソフトです。

「パソコンが使えますか?」と聞かれたら
「エクセル(EXCEL)が使えますか?」
言われているようなものではないでしょうか。

パソコン教室ではコースとして
教えていないところはないでしょう。
本屋でもエクセル(EXCEL)関連の
本を置いていないところはないでしょう。

今回は、
エクセルの基本操作から
業務効率アップになりそうな
そんな内容をまとめてみました。

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エクセルとは

Microsoft Excel(マイクロソフト・エクセル)は、
Microsoft社(マイクロソフト社)が開発及び販売している
表計算ソフトです。
対応PCはWindows、macOS、iOS、Androidと
ほとんどの一般PCで使用できます。

「表計算ソフト」というカテゴリーで
よく称されますが、計算するだけでなく、

  • 表やグラフの作成
  • 単純な文書の作成

などができ、それらを駆使して

  • 住所管理
  • 顧客管理
  • 家計簿
  • 売上管理
  • カレンダー作成
  • 図形作成

など家庭用からビジネスシーンまで
様々な用途に対応したソフトです。

また、上級者になると
マクロやVBAといったものを駆使し
ボタンを押すと計算するなどの
自動処理してくれたり
写真のような絵をかいたり、
ゲームを作ったりと可能性は無限大です。

エクセルの基本用語

ブック(ワークブック)

ブックとは、
文字や数字を入力する複数の「ワークシート」
プログラム系を記載する「VBAプロジェクト」
構成されています。

エクセル(EXCEL)を立ち上げると、
新しいブックが自動的に生成されます。
保存をするときは、これらのすべてが
含まれます。

シート(ワークシート)

シートとよく呼ばれていますが、
正式には「ワークシート」です。
どちらでも通じますが、
個人的にはワークシートを
覚えたほうが良いかと思います。

数字や文字を入力するエリアです。

セル

ワークシートの中のマス目のことです。
数字や文字を入力する部分です。

Aから始まるアルファベットの横に伸びる「列」
1から始まる数字の盾に伸びる「行」とあります。

セル番号というのがあり
列と行の交わるところを指します。
例えば「A1」や「Z100」など使います。

あとおすすめ関連用語として
「アクティブセル」というのがあります。
「選択されたセル」という意味ですが、
ワークシート同様、いずれエクセルでの
プログラムする際には覚えて損はない用語です。

その他覚えておくとよい名称

メニューバー

ツールバーともいわれています。
様々な各種命令が集まったグループを選択する部分。

リボン

メニューバーの中の細かい命令が入っている部分。

名前ボックス

セル番号(アドレス)が表示される場所。
任意の部分を囲み名称を付けることもできる。

数式バー

選択中のセルの中身が表示されます。
入力・編集することができ、
セル内だけでは入力が見ずらい時など
ここで入力編集することが可能です。

ワークシート名

ここがワークシートとなり、
複数追加することもできます。
どのワークシートかわかりやすいように
名前を変えることができます。

便利がいいショートカット

コピー(Ctrl+C)

コピーしたいセルを選択し、
Ctrlを押しながらCを押すと
コピーができます。
うまくいくと選んだところが点線で
キラキラします。

ペースト(Ctrl+V)

貼り付けたい場所へ
Ctrlを押しながらVを押すと
貼り付けができます。
注意点として、コピーした文字以外にも
文字の色や背景色、罫線などあれば
そのまま貼り付けてしまう事です。

文字だけ貼り付けたいときは別の操作になります。

前の状態に戻す(Ctrl+Z)

エクセルで入力するときに
間違った入力をした際に、取り消して
前の状態に戻したいときよく使います。

簡単な文字や数字位ならDELETEやBackspaceで
消せばいいですが、
数式など複雑になればなるほど、
この操作をします。
はじめから慣れておいたほうが
後々重宝します。

あとの状態に戻す(Ctrl+Y)

前出の「前の状態に戻す」の反対です。
間違っったため元に戻したが、
やっぱり合っていたといった時に
あとの状態に進めてくれるのです。

1⇒2の操作をしていて、
2が間違っていたかもと思ったときに
「Ctrl+Z」で前の状態にします。(1の状態になります)
しかしやっぱり合っていたって時に
「Ctrl+Y」で1の状態から2の状態に戻れます。
試しに色々打ち込んでみて、
この操作に慣れておくと効率が断然上がります。

新しいブックを作成する(Ctrl+N)

あまり使わないと思うかもわかりませんが、
今作っているエクセルの制作物で
下書き的なことや簡単な計算をしたいときに
新しいブックを開いてすることが
良い時があります。
メインのエクセルブックを壊さない為や、
数式編集、文字編集など、
別のブックでしたほうが良い時
これを使うとよいでしょう。

検索をする(Ctrl+F)

シート内または選択した範囲内の
検索ができます。
探したい文字列や記号など
一発検索できます。

またステップアップとして、
検索した文字列や数字記号などを
別の文字に「置き換え」する機能も
この検索ウィンドウが出てきたときに
選ぶことができます。
例えばワークシート内の「リンゴ」と
入力されている文字を
「オレンジ」と選んだ範囲内全て
書き換えてくれる時に便利です。

慣れてきたら多く使うことが多いと思います。

最後に

エクセルは奥深いです。
エクセルを使いこなすと、業務効率に直結する
「できる人」と呼ばれ、
達人になると、職場では「神様扱い」
なると思います。

それほど難しいと思われがちですが、
そんなことなく、実は簡単で
身近に使えるものなのです。

色々使えるので生活でバンバン取り入れましょう。

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